Quản lý kho lạnh – Quy trình nhập kho chuyên nghiệp

Quy trình nhập kho ở mỗi doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo từng bước để đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa. Nắm vững quy trình này còn giúp doanh nghiệp duy trì ổn định quá trình hoạt động sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cùng tìm hiểu rõ vấn đề này trong bài thông tin mà Nguyễn Hoàng tổng hợp dưới đây nhé.

Quy trình nhập kho là gì? Tầm quan trọng?

Quy trình nhập kho là hoạt động có liên quan đến hàng hóa sau khi sản xuất cho đến khi tiêu thụ. Quá trình này bao gồm các công việc như: Nhập hàng, sắp xếp hàng hóa, xuất bán… 

Áp dụng quy trình nhập kho chuẩn khoa học sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Đó là: 

• Dễ dàng kiểm soát hàng hóa. 
• Xây dựng hệ thống lưu trữ, bảo quản hàng hóa chuẩn khoa học. 
• Góp phần ổn định mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ nắm vững số lượng nhập vào, xuất đi, còn tồn kho… Từ đó, có chiến lược kinh doanh hợp lý. 
• Tình trạng thất thoát hàng hóa được kiểm soát hiệu quả. 

• Tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và lòng tin với đối tác, khách hàng. 

Quy trình nhập kho lạnh tiêu chuẩn

Tùy từng loại hàng hóa mà quy trình nhập kho sẽ có sự khác biệt. Cụ thể:

Quy trình nhập kho hàng nguyên vật liệu

Các bước cụ thể trong quy trình nhập kho hàng nguyên vật liệu gồm:

• Bước 1: Lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu, sau đó thông báo với các bộ phận liên quan. 
• Bước 2: Đối chiếu số lượng được nhập về, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hóa. Trường hợp sản phẩm bị hư hỏng hoặc có lỗi thì tiến hành lập biên bản và đề xuất lên lãnh đạo để được giải quyết theo trình tự. 
• Bước 3: Kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ, sau đó bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho và hoàn thành giao dịch. 
• Bước 4: Sắp xếp hàng hóa vào từng vị trí và khu vực phù hợp. Thông tin nhập kho sẽ được cập nhật trên phần mềm tùy theo quy định của từng doanh nghiệp. 

Quy trình nhập kho hàng thành phẩm

Để quá trình nhập kho thành phẩm, các bộ phận liên quan và thủ kho cần tiến hành theo 6 bước: 

• Bước 1: Sau khi hàng đến nơi được tập kết tại kho chứa và nhân viên được phân công cần giám sát chặt chẽ quá trình bàn giao đến thủ kho. Sau khi bàn giao xong, thủ kho và một số bộ phận làm các thủ tục nhập kho theo quy định của công ty. 
• Bước 2: Kiểm đếm lại số lượng hàng hóa dưới sự theo dõi của những người có thẩm quyền. Nếu số lượng thực tế khớp với trên giấy tờ thì tiến hành sắp xếp lên kho. 
• Bước 3: Kế toán báo cáo số lượng thực tế và lập phiếu, sau đó xin chữ ký xác nhận. 

• Bước 4: Nộp phiếu lên bộ phận quản lý như: Kế toán trưởng, giám đốc… để được xem xét, phê duyệt theo đúng trình tự. 
• Bước 5: Sau khi được thông qua và xác nhận giấy tờ nhập kho là hợp lệ thì chuyển lại thủ kho để theo dõi, cập nhật thông tin vào thẻ kho. 
• Bước 6: Lưu lại các loại chứng từ, giấy tờ liên quan là hoàn tất quy trình nhập kho hàng thành phẩm.

Khó khăn gặp phải trong quản lý kho lạnh

Trong quy trình nhập kho, quá trình quản lý kho lạnh đôi khi còn gặp một số khó khăn sau:

Kiểm soát nhiệt độ kho

Mỗi loại thực phẩm sẽ được bảo quản ở mức nhiệt độ phù hợp. Trong đó, phô mai, gia cầm, thịt, hải sản… là những hàng hóa cần bảo quản nghiêm ngặt nếu không rất dễ bị hư hỏng.  

Đối với dược phẩm, nông sản, hệ thống kho lạnh cần tuân thủ quy định về FDA và OSHA. Ngoài ra, nhiệt độ trong kho lạnh cần đảm bảo an toàn và phù hợp cho con người vận hành trong đó.  

Bảo quản

Nhân viên quản lý kho phải duy trì và kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ để vòng đời sản phẩm trong kho được kéo dài. Việc bảo quản của mỗi loại thực phẩm có những yêu cầu riêng biệt nên chỉ một sai sót nhỏ cũng làm ảnh hưởng đến toàn bộ hàng hóa. 

Trong suốt quá trình luân chuyển từ nhà sản xuất cho đến người tiêu dùng đều yêu cầu về an toàn và chất lượng của thực phẩm. Chỉ cần sai sót nhỏ trong một khâu bất kỳ cũng làm ảnh hưởng đến hàng hóa. Đây chính là những khó khăn lớn trong quy trình nhập kho và bảo quản kho lạnh. 

Khâu vận chuyển

Trong chuỗi cung ứng, quá trình vận chuyển có vai trò vô cùng quan trọng. Chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng nếu việc vận chuyển chậm trễ.  

Các vấn đề phát sinh như: Phương tiện hỏng hóc, mưa bão, tắc đường… là khó tránh khỏi. Vì thế, đây cũng là một trong những khó khăn mà các nhà quản lý kho lạnh thường xuyên phải đối mặt. 

Khi vận hành

Trong thời gian hoạt động, bất kỳ thiết bị nào cũng có thể xảy ra hư hỏng. Khi đó, khu vực làm lạnh không đủ nhiệt độ và xuất hiện tình trạng tích tụ hơi nước, tạo cơ hội cho vi khuẩn xâm nhập. 

Vì thế, trong quy trình nhập kho, bộ phận vận hành cần đưa ra kế hoạch dự phòng khi có sự cố để hạn chế những yếu tố phát sinh đến mức thấp nhất. Đồng thời, bảo quản thực phẩm hiệu quả và giảm thiểu hư hỏng. 

Kết luận

Những thông tin trên đã giúp các bạn hiểu rõ về quy trình nhập kho cũng như một số khó khăn trong quản lý, vận hành kho lạnh. Để khắc phục những khó khăn này, các bạn hãy liên hệ với Kho lạnh Nguyễn Hoàng được thuê kho lạnh chất lượng, đam bảo tốt cho chất lượng hàng hóa cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn khác.

Thuê kho lạnh – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Với những khó khăn trong quản lý kho lạnh, các doanh nghiệp có thể thuê kho lạnh của đơn vị chuyên nghiệp để được giải quyết mọi vấn đề. Không cần mất quá nhiều chi phí xây dựng, mua sắm vật tư và thuê nhân công vận hành. Thay vào đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng, cam kết về sản phẩm từ đơn vị cho thuê kho lạnh. 

Kho lạnh Nguyễn Hoàng

Kho lạnh Nguyễn Hoàng là đơn vị chuyên cung cấp, tư vấn và lắp đặt các loại kho lạnh uy tín, chất lượng với giá cả hợp lý. Công ty có đội ngũ kỹ thuật được đào tạo bài bản, làm việc tỉ mỉ sẽ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, đúng tiêu chuẩn. 

Mọi yêu cầu về bảo quản kho lạnh, quy trình nhập kho đều được đảm bảo độ chính xác cao. Mỗi loại hàng hóa sẽ được nhân viên vận hành kho lạnh nhiều năm kinh nghiệm quản lý. Cam kết chất lượng sản phẩm được đảm bảo cho đến khi xuất kho. Mang lại chất lượng dịch vụ hàng đầu cùng sự hài lòng cho mọi khách hàng.